G Suite(旧Google Apps)に移行したお話し

ヨシ(CTO)
2017/06/06

 

どうも、石野です。

 

今回は、社内グループウェア

「お名前.comの共有/レンタルサーバ」から「G Suite」に移行したよ。

というお話です。

 

人数の非常に少ない初期スタートアップであったり、エンジニアが社内にいない時は、

「手軽さとコスパ」という点でお名前.comは良いですが、それなりに人数が増えて

管理面などを考えると、G Suiteがいいなと思っていました。

環境

【今まで】

・お名前.comのレンタル/共有サーバでメールもホームページ(WordPress)も

オールインワンで管理(SSLも標準オプションで無料)

・ファイルサーバ、カレンダーは各個人のGoogleアカウントで別管理

(一部Dropboxも利用)

1番のネックは、会社ドメインのアカウントとGoogleアカウントの2つ持ちと

アカウントの管理ができていない点

【移行後】

・メール、ファイルサーバ、カレンダーをG Suiteで独自ドメインのみで管理

・ホームページはAWSで新規構築。SSLは新規取得

・その他、G Suiteの標準機能で利用

イントラの新規構築(スプレッドシートとスライドの埋込みが便利)

カレンダーリソースで「会議室」の登録(やっとブッキングしなくなる)

keepでタスク管理(カレンダーと同期して他人に見えないのが便利)

アカウント管理、ログ追跡などの強力な管理機能が利用可能に!

 

経緯

そのうち移行しようかなぁ...と考えていた矢先、ホームページのPVが増えてきて

負荷が高くなってきたので「じゃぁこの機会に!」という感じでした。

レンタルサーバはプランを上げればスペックも良くなるのですが、ログがタイムリーに

見えなかったりなど管理面で自由がきかないので移行することにしました。

 

コスト的には?

まぁ、それなりにはかかりますが機能と管理面を考える全然良いと思います。

・お名前.com: ぜ〜んぶまとめて、何人でも ¥900/月(安い!)

・G Suite: 1人¥600/月〜 + ホームページ用のAWS費用、SSL証明書取得費用

 

移行準備

・メールデータ

メールクライアントは個人の@gmailアカウントで受信設定していたので

@gmail.com → @icare.jpn.com というGoogle間での移行が必要です。

→G Suite管理機能で同期設定ができるので、事前に何回か同期しておきます。

切替え後は最後の差分同期のみなので時間が短縮できます。

ちなみに、5GB移行するのに2日ぐらいかかります... @1人につき

→「重要ラベル」がついているものは移行エラーになるなどハマりポイント有

メーリングリストを事前に登録しておく

→普通に作っただけでは外から受信できないので、一手間必要です

→メンバーの誰かを必ずオーナー登録しておきましょう!

スパム扱いで保留されるとオーナーに通知が来ますが、設定しないと気づかない

DNSレコードを事前に登録しておく

→mxの情報もgoogle管理画面が教えてくれます

 

切替え作業

・お名前.comレンタルサーバから普通のお名前.comへNSレコードの移行

(どゆこと?と思いますが、お名前.com内で別扱いなのです)

→Web管理画面からポチポチ設定していくだけです。

といっても、NSレコードの移行なのでドキドキですがねw

(事前に切り戻し手順など何回もサポートに確認しました...)

なんだかんだで1,2時間で伝搬してましたね。

 

移行作業、その後の運用

・メールデータ

最後の同期を実施するだけでOK

・フィルター、連絡先、カレンダー

こちらはサクッっと各自でエクスポート、インポート

(フィルターは手動なのですよー)

メーリングリストが結構スパム扱いされる

→オーナー登録大事。ホワイトリストなど管理画面で細かく設定が可能です。

 ・GoogleDriveのデータ移行

  ・スプレッドシートなどGoogleフォーマットのファイル移行に注意

   →手順としてはローカルPCでクライアントアプリを入れて、コピー

   →事前に移行先アカウントから移行元にアクセス権つけとかないと、

    移行エラーになります。

 

ハマりポイントおさらい!

・メールデータの移行

・同期ツールにクセがある&時間がかかるので結構前からやりましょう

・GoogleDrive

スプレッドシートなどのGoogleフォーマットのファイル移行に注意

メーリングリスト

・初期設定では外から受信できないので一手間必要

・オーナー設定大事

 

感想

移行後2ヶ月経ちましたが、運用も簡単でとても良い感じです。

(場所によって管理画面がとても複雑な部分がありますが基本は問題ないです)

そして、Googleさんはサポートが素晴らしいです!チャットサポートも電話も

反応が早いですし、エビデンスメールを必ず送付してくれるので、あとで見返す時に

とても助かります。

また、前述したとおり、イントラなどのG Suiteの他のオプションが便利です。

KPI用ダッシュボードをイントラとスプレッドシートで構築したので、その話は

別のブログで書きたいと思います。

 

それでは

 

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