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Corporate Meetup#5 レポート

2020/08/30

こんにちは!総務の酒井です。

先日コーポレートMeetupを開催しました。
気づけば第5回目です!
今回のテーマはこちら。
「急成長スタートアップの中の人が語るバックオフィス裏事情」

バックオフィスの裏事情やしくじりったことを話すのは勇気がいるというか、言えないことがほどんどなのですが
今回思い切って(開き直って)LTを公開しました。

LT内容はこちらです!
1つめ
「入社から現在までの経理しくじり集」総務/経理 酒井
2つめ
「監査法人時代にみた、バックオフィスしくじり」財務 小松
3つめ
「スタートアップ人事労務のカオスな裏事」人事労務 岡田

1つめ
「ひよっこ経理がしくじり先生」総務/経理 酒井

入社早々経理を任され、数々のしくじりをしてきた中で3大しくじりをご紹介しました。
①請求管理しているシートの関数を全て壊す
→当月の請求書発行が大幅遅延しました
②従業員の大事な情報を他の従業員に誤送信
→税理士宛に送ったはずのメールがなぜか他の従業員に…
③従業員の給与未払い
→シンプルに銀行名の入力が違った

……やばいですね。

これらのしくじりの要因としては下記の通りです。

  • 仕組み化が出来ていない
  • しくじった後のファーストアクションが油を注いでいた
  • 経理の役割を認識せず一人で全部やろうとし結局大胆にミスる

急速に増えていく契約者数に対し、今までの経理フローだと限界がきてもはや半分溺れかかっていました。

そんな時CRMのともくん、バックオフィスのあさこさん、財務経理の小松さん始め周りの方に協力をいただきながら仕組み化が進んでいき、今はかなり整備された状態になっています。

具体的変わった部分は3つです。

  • 請求書フォルダ名の命名規則の統一
  • 大事な情報は極力鍵付きチャットでやり取りをする
  • 他部署との役割明確化

また、マインド面の変化もありました。
大抵のしくじりは大したことない!早めに失敗できてよかった!!という感じで開き直っています。
改善していく過程を楽しめるようになりました。

2つめ
「監査法人時代にみた、バックオフィスしくじり」財務 小松

監査法人時代に経験した、監査する側から見て「勘弁して欲しいな…。」と感じたこと、その原因と対策をまとめています。

①小口現金残高と帳簿残高が不整合
〈原因〉
領収書の処理を月末に一気にまとめてやっているため、どこが間違えているのかわからなくなってしまう。

〈対策〉
・領収書の処理は入出金の都度やる。最低でも週一度やる
・ダブルチェク

②給与計算が間違っていた
〈原因〉
バックオフィスのリソース不足とアウトソース先の選定ミス

〈対策〉
アウトソースするにも安かろう悪かろうの部分もあるので注意

結局1億円ほど支払ったとのこと……

③売上の架空計上
〈原因〉
担当者と上司がCSVデータを改ざんし売上を上げていた(もはやしくじりではない)

〈対策〉
対策:ダブルチェックしてるからOKではなく、根本の内部統制を見直す

【番外編】
「ランチのために車で30分ほどの場所に連れてかれる」
「ランチ後に観光に連れてかれる」

何かあるのかな…?と逆に勘ぐってしまう。
監査法人も隠されたところで暴きに行きますから!隠さず伝えてね!

3つめ
「スタートアップ人事労務のカオスな裏事」人事労務 岡田

〈勤怠編〉
勤怠管理がスプシ←想定内!大丈夫
代休振休の区別がない←まだ想定内!
有給のカウントが曖昧←ん、??
有給残日数がマイナスカウントが存在している←なんで…?理解に苦しむ。

〈データ管理編〉
従業員リストがの項目が限定的←足りない…
サーバー上に従業員のデータがあったりなかったり←そんな気はした
従業員の紙データも無い←ぐぅ……
誰?というスタッフが存在する上、給与支払っている←スタートアップカオス!

〈給与編〉
労働条件通知書が発行されてない人がいる←早急に対応しないとまずい…
賃金台帳/給与明細/支給控除一覧など自社で管理していない←何もわからない
勤怠が月末締めで当月末給与支給←なんのチャレンジ?

〈請求編〉
請求書がノーチェックで経理に来ている←誰が正解を知ってるの?
請求から振込までのチェック用スプシがいっぱい←やっぱり全部手入力…

〈購買編〉
一般のスタッフに購買権がある←購買とは…

結論、色々だいじょばなかった。

どう対応していったのか

〈勤怠管理〉
勤怠システム導入
フレックス制度の導入
有給制度を刷新

〈労働条件・給与計算〉
・フォーマット改訂
・システム導入
・締め日変更

また健康休暇・リフレッシュ制度の付与、
有給がマイナスにならないようオペレーション変更。

Carelyを使っての従業員管理、ストレスチェック手配のおかげでカオスの中でも健康労務に手をつけられている。

以上、LTの内容でした。
それぞれ違った領域ですが、ギリギリを攻めた内容でスタートアップのカオス感は伝えられたかな?と思います。

バックオフィスの業務は骨の折れることが多い上、なかなか周りに伝わりにくい部分がありますが、今後もMeet upを通して取り組んできたことの共有や情報共有し合える場を作っていきたいと思っています。
興味を持っていただけたら幸いです。

以上、Corporate Meetupレポートでした。