休職届はどう書けばいい?書き方はこれ!

休職届はどう書けばいい?書き方はこれ!

労働者が個人的な事情で、会社との雇用関係を継続したままでまとまった期間の休みをとる休職制度。会社によって手続き方法は違いますが、一般的なものをご紹介します。必要な項目と注意点を確認しておきましょう。

休職制度のある会社の割合は7割近い

労働基準法では、企業に対して各社が休職制度をどのようにするかということまでは規定していません。しかし、実際には休職制度を設けている企業も数多くあります。独立行政法人労働政策研究・研修機構が発表した資料によると、私傷病による休職(病気休職)」がある企業は69.1%あります。また、私傷病による休職に限定しないと、同資料では何らかの休職制度のある企業の割合は69.3%と発表されています。

このことから、もはや企業にとって休職制度があることは一般的であり、特段に珍しい話ではなくなってきたといえます。また、休職制度がある企業の場合、休職のルールについての規定は83.3%が就業規則で行っているそうです。では、実際に労働者が個人的な事情で企業に休職を申請する際には、どのような形をとっているのでしょうか。

休職の申請方法

その労働者の立場や会社によっても違いますが、労働者からの休職の届け出に関しては、休職届(他には休職願いなど)の書面を利用するのが一般的です。会社によっては休職届が不要な場合もありますので、就業規則にどのように規定されているかを確認しておきましょう。休職届に記載しておきたい最低限の項目は、以下のものです。

■休職者本人の記入欄

  1. 表題「休職届」
  2. 申請年月日
  3. 提出相手の所属名、役職、氏名
  4. 休職希望者の所属部署名
  5. 休職希望者の氏名と印鑑
  6. 休職を希望する期間
  7. 休職理由の証明書の有無(医師の診断書など)とある場合には添付しましょう。
  8. 休職中の連絡先
  9. 備考欄の用意

■会社側の記入欄(会社が書式を用意する場合には、会社用尾記入欄があると便利です。)

  1. 承認日
  2. 承認者の役職および氏名と印鑑

会社で独自に書式を用意していて、それを印刷して使うようになっている場合にはその用紙を使えば良いだけですが、特に書式が決まっていない場合や、これから作成する場合には、以下のものを参考にしてみてください。休職届の書き方の注意点を含め、必要な項目について紹介していきたいと思います。

提出時には上記の事項を1枚の用紙に横書きにまとめます。書式としては、箇条書きにする方法や表形式にする方法が一般的です。以下にサンプルを記載しますが、誰の目にもわかりやすく、必要項目を網羅していることが重要です。

休職届サンプル

休職の申請時の注意点

会社によって、休職届の提出先は異なります。休職届を直属の上司に提出する場合もありますし、部長などに提出する場合もあります。他にも人事部に提出する場合もあることでしょう。休職届の作成時には、だれに提出すれば良いのか、上司もしくは人事部、または総務部などに確認することをお勧めします。書き損じた書類は、修正するのではなくゼロから書き直してください。

また、休職する理由はできる限り具体的で明確に書くようにします。例えば私傷病による休職の場合には、何という私傷病で加療が必要なのかを書いてください。私傷病の場合には、医師の診断書の添付をすることもあります。提出の際には何という書類を何部提出したのかも併せて記入するようにしてください。労働者自身の心身や留学などが理由の場合には証明書類を提出しやすいと思います。

休職中の連絡先は携帯電話の番号に加えて自宅や実家の電話番号や住所を記入します。入院する場合には、携帯電話が使用できなかったり、家族も付き添いで留守がちになったりするため備考欄に病院名と病院の電話番号を記入しておくと、急な連絡が必要な場合にも便利です。

さいごに

休職届は、まとまった休みを必要とするときに労働者が会社に対して提出するものです。休職期間は労働者が会社に行くことが滅多にないので、必要事項を漏れなく記入するようにします。まずは、社内に所定の用紙があるかどうかを確認してみましょう。

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