【2018/4/25】
RPAを使った産業保健業務の効率化システム『Carelyクラウド』をリリース

『Carelyクラウド』は企業の健康経営体制を強化し、産業保健スタッフの働き方改革をサポートする業務効率化クラウドシステムです。RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)により、産業医や保健師がかかえる煩雑な書類整理作業や管理コストを削減し、生産性の向上に役立ちます。資料ダウンロードはこちらから

【2018/1/31】
健康情報一元管理システムをご紹介します

企業の健康管理業務を効率化するために、人事労務情報や従業員の健康情報(ストレスチェック・健康診断・面談記録)を、セキュリティ性の高いクラウド上に一元管理するシステムを開発中です。
産業保健スタッフの声をもとに、健康管理業務にある煩雑な業務を自動化する機能を搭載予定です。

Carely(ケアリー)は
現役産業医が監修しています。

産業医、山田洋太の写真
株式会社iCARE 代表取締役
産業医・労働衛生コンサルタント・総合内科医・心療内科医
山田 洋太

厚生労働省「第2回 柔軟な働き方に関する検討会」にて産業医の立場から提言。
IT企業を中心に100社を超える成長企業を産業医の立場からアドバイス。内科医として臨床の現場からビジネスパーソンの健康を創る重要性に気付き、自らヘルスケア事業を手がける。現役の産業医として活動するかたわら、プロ産業医育成のための勉強会を主催する。

Carelyは、現役産業医が現場の産業保健スタッフ・人事労務者の方と話をする中で生まれたサービスです。

働き方改革に貢献する
健康創出プラットフォーム

ケアリークラウドは、人労務情報・面談情報・ストレスチェックの結果・健康診断の結果を一元的にWEB上で管理できるシステム

『Carely』は産業医や保健師、カウンセラー、人事労務担当者など社員の健康管理に携わるあらゆる人の業務を効率化するために生まれた健康データ管理システムです。

これまで社員の健康情報はバラバラに管理されていました。健康診断やストレスチェックの結果、過去の面談記録や意見書、そして勤怠などの人事労務情報。これらの情報をセキュリティ性の高いクラウドに一元管理することで、
ムダの多かった健康管理業務を効率的に進めることができます。

  • 書類の作成や整理といった「雑務」にかけていた時間が減る
  • 面談スケジュールや履歴を別のシステムで管理する「手間」が減る
  • 「個人カルテ」によって申し送りやメモの共有がスムーズになる
  • 企業独自のルールを設定し、細やかな保健指導が実施できる
  • 業務効率化によって削減できた時間を使って、予防医療など中長期的な施策に取り組める。

導入企業さま

上記以外にもたくさんの企業様にお使いいただいております。

Carelyの機能

『Carely』は社員の健康情報を統合的に管理することで、産業医・保健師が行う業務を圧倒的に効率化するクラウドシステムです。
多くの機能がございますが、ここでは大きく5つの基本機能をご紹介します。

システムを使うことが苦手な方にとっても、情報を見つけやすく、使いやすく、伝えやすくすることを重視して開発された機能です。これまでの業務の中にある雑務やミスの原因を大きく減らすことで、社員の健康づくりに集中できる環境が揃っています。

※Carelyではセンシティブな個人情報を守り、セキュリティを大切にするため、国際的なセキュリティ基準(ISO27001)に則り運用しております。

1. 健康情報を一元管理する個人カルテ

「個人カルテ」とは、健康診断やストレスチェックの結果、勤怠情報、産業医や保健師との面談記録や意見書などの健康情報をひとつの画面で閲覧・管理できる機能です。

Carelyの個人カルテではこれらの基本情報に加えて、複数のスタッフによる操作記録や申し送りメモなどを共有し一覧できます。そのため、健康管理チーム全体の業務時間を無理なく短縮できます。

個人カルテ機能では、従業員ひとりひとりの健康情報を一覧できます。
  • 個人カルテの詳細
  • ① 産業保健スタッフそれぞれの操作履歴
  • ② 健康診断結果・ストレスチェック結果・勤怠情報・面談記録・意見書・疲労蓄積度チェックシート等
  • ③ 従業員の現状や就業判定など他のスタッフと共有したいメモ

2. 面談候補者の自動判定機能

従業員の健康リスクをいち早く捉え、産業保健スタッフとの面談につなげることは、人事労務として欠かせない業務となりました。

Carelyへ勤怠情報・ストレスチェック結果・健康診断結果などのデータを投入するだけで、企業ごとに設定できる独自基準で面談対象者をリスト化することができます。これまでは拠点ごとに異なった基準を統一化することで、全社的に統一基準での事後措置が可能となりました。

面談のスケジュールや過去履歴の情報共有簡単にできます。
  • 面談候補の自動判定機能の詳細
  • ① 健康診断の結果を、企業ごとの統一基準でスクリーニング
  • ② 残業時間から閾値(独自設定可能)を超えた従業員を抽出
  • ③ ストレスチェックの結果や面談希望者を一覧

3. 面談記録のカンタン作成・共有機能

面談記録の管理は健康管理業務の中でも煩雑な作業のひとつにあげられます。Carelyでは面談記録の作成からスタッフ間の共有までの時間を一人あたり5分短縮できます。

面談を実施している最中には、過去の対応履歴や個人の勤怠情報・健康情報を一覧。限られた時間内でもかんたんに面談記録や就業判定結果を登録することができます。

実施後の記録は、人事に共有する情報と産業保健スタッフしか見られない情報を分けて登録できます。これまでのようにファイルを二重管理し、パスワードをかけたメールを送るなどの作業が不要になります。

面談記録の作成も管理もワンクリックでスムーズです
  • 面談記録の作成・共有機能の詳細
  • ① 過去の面談履歴や意見書を同じ画面で閲覧しながら作成
  • ② ワンクリックで紹介状や意見書を作成、印刷やPDFの生成
  • ③ 産業保健スタッフのみ閲覧できるメモを作成し瞬時に共有

4. 健康診断の勧奨・有所見者フォローの管理機能

健康診断に関わる業務は、労務担当にとって大きな負担になります。Carelyでは煩雑な手間を削減するため、受診確認を従業員自らが登録することができ、健康診断未受診者には受診勧奨メールを一斉送信できます。

さらに登録された健康診断結果は自動でデータ集計され、有所見者を一覧することができます。これまで手計算で集計が必要だった労働基準監督署に提出する定期健康診断結果報告書に必要な数字を、瞬時に把握することが可能になります。

健康診断の有所見者を見つけやすく。受診率向上を図る一斉配信メール送信機能
  • 健康診断管理機能の詳細
  • ① 健康診断の受診状況を確認でき、未受診者を対象に勧奨メールを一斉配信
  • ② 健康診断結果をアップロード後、有所見者や面談候補者を独自の基準値により自動判定
  • ③ 労働基準監督署への報告書に記載必要な情報を集計することなくすぐに把握

5. 過重労働のチェック・長時間労働者ケアの管理機能

残業時間をチェックし過重労働リスクを判定するために、従来は勤怠システムとエクセルなど複数のツールを利用する必要がありました。Carelyでは業務負担なく、長時間労働者の状況をリアルタイムで把握することができるようになりました。

従業員の残業時間を登録することにより、閾値を超えた対象者を自動でリスト化。閾値は各社で設定することができます。基準を超えた従業員に対しては「疲労蓄積度自己診断チェックリスト」を一斉送信し回答を得ることで、過重労働リスクの高い従業員をいち早く把握することできます。

疲労蓄積度チェックリストを活用してより正確に長時間労働リスクを判定
  • 過重労働管理機能の詳細
  • ① 長時間労働の判定はデータを登録するだけで自動判定。閾値は企業独自に設定可能
  • ② 閾値を超えた長時間労働の従業員に対し、疲労蓄積度自己診断チェックリストを一斉配信
  • ③ 疲労蓄積度チェックリストの回答状況もリアルタイムに把握

なぜ、この健康管理システムを開発したのか?

私たち株式会社iCAREは、これまで多くの企業さまの産業保健を支えるサービスをご提供してきました。
代表的なサービスとしては、高ストレス者のヘルスケアを徹底した「チャットフォロー付きストレスチェック」「専門家へのチャット健康相談」、またIT企業に特化した「産業医のフルサポート紹介」
法定義務に対応するための「健康診断代行」から生産性をアップを目指す「睡眠改善プログラム」など、社員と組織の健康を通じて企業の成長をサポートしています。

これらのサービスを通じて産業保健スタッフの方の生の声を聞くうちに、「従業員の健康づくりに日々励みたい一方で、健康管理業務特有の雑務に追われてしまっている。本来すべき施策に時間と人員をかけることができない」といった悩みに気付きました。

どんなにすばらしい知見をもった産業医も、書類作成や整理に追われていては不調の予防や早期発見のシステムを築くことはできません。

また、人事労務担当者としても産業保健スタッフとの情報共有やスケジュールの調整ばかりに時間を取られてしまっては生産的ではありません。

そこで思いついたのが、従業員の健康情報の管理や面談記録といった情報の共有をもっとラクにし、産業保健スタッフが真の価値を発揮できるシステムを開発しよう。企業の健康管理のプロフェッショナルである私たちiCAREのノウハウをふんだんに注ぎ込んだ業務効率化のための健康管理ツールを開発することにしました。

日常業務で気持ちよく使ってもらうために

そうしてCarelyの健康管理システムの開発プロジェクトがはじまりました。

プロジェクトの中で私たちがもっとも大事にしたことがあります。
それは毎日でもさわってみたくなるシステムにしようということ。

というのも、従来の健康管理システムについて産業保健スタッフへヒアリングをすすめる中で必ずと言っていいほど
「画面が見づらい。」、
「どこに何の機能があるのか分かりづらくて、日々の業務で使うのがおっくうになる。」
といった声が聞こえてきたからです。

どんなシステムも、使われなければ意味がありません。ただ使うだけでなく、日々の業務の中で
「これちょうどいい位置で見やすいな」
「いろんな画面を右往左往しなくていいから楽だな」
とポジティブに活用してもらうことが重要です。

そこで操作する画面は実際の業務フローで使い、フィードバックをえながら幾度となく見直しました。

企業ごとに、最適な業務効率化ができる理由

見直したポイントは画面だけではありません。
従業員の健康管理や保健指導には法的な要件以外にも企業ごとに特有のルールが決まっていることがあります。

従来型のシステムではこのような企業独自のルールに対して、
費用のかかるオーダーメイドで対応するか、
ExcelやAccessなどで別管理がされていました。

どうにかして大掛かりなオーダーメイドなしに、
一元的に情報を管理できるシステムにならないだろうか。
日常的な業務を進めるだけで情報が整理・共有できる解決策はないだろうか。

試行錯誤を重ねる中で、
Carelyの健康管理システムでは
柔軟なカスタマイズが可能なRPA(Robotic Process Automation)を導入することになりました。
RPAとはマニュアル的に対応できる作業の自動化です。

iCAREが持つ健康管理業務への知見に加えて、
実際に導入される企業さまごとに独自のロジックをあらかじめ構築しておくことで自然な業務効率化が達成できるようになりました。

それでは、すでにCarelyの健康管理システムを導入された企業さまの声をお聞きください。

導入された企業さまの声

  • Carely(ケアリー)、とても便利ですね!
    面談記録はやっぱり書くよりも入力する方が早くて、正確です。というのも一日に何件も面談すると書くのがメンドウになってきてどんどん記録を省略してしまう。記録だけでなく就労制限の産業医意見書の作成とかが必要になってくると、紙ベースの管理では一手間が加わる。そういったムダな時間が効率化できている実感がありますね。

    テックファームホールディングス 産業保健師

  • 例えばストレスチェックで、その人がどの項目になんの回答をしたのかを見れる機能。
    あれは他のシステムではあまり見かけない機能なんですが、ストレスチェック後の社員面談をもっと効果的にしたかったので活用しています。
    面談しているご本人とディスプレイで同じ画面を見ながら話ができるので、レーダーチャートを見てるだけに比べてリアクションが違ってきます。

    テックファームホールディングス 産業保健師

Carelyは以下のような企業さまにオススメです。

  • 既存の健康管理システムでは、必要な業務をカバーしきれなくなってきた
  • 従業員の健康情報や関連する申し送りを一覧して見たい
  • 面談のスケジュールや履歴の管理をスムーズに行いたい
  • 社員の増加により、産業保健スタッフ一人当たりの業務量が急増してきた
  • 新たな設備の設置が必要ない、セキュアなWEB上のシステムを探している
  • 健康管理チーム内の情報共有を無理なく進めたい
  • 業務効率化によって空いた時間を使って、予防医療にも取り組みたい

産業医、保健師、カウンセラー、人事労務担当者など、企業の健康管理に携わるあらゆる方に使っていただけるシステムです。

Carelyの導入はカンタンです。

ご発注後、従業員情報の入力・ネットワークの接続確認・操作説明を経て、運用開始まで最短1週間での導入が可能です。
  • 導入にあたり以下の情報をご準備ください。
  • 従業員情報(氏名、性別、生年月日、社員番号、メールアドレス)
  • 健康診断・ストレスチェックの結果
  • 面談記録・意見書・紹介状等の個人記録

よくあるご質問

WEB上で動くシステムですが、セキュリティは大丈夫ですか?

弊社が運用するクラウドシステムはセンシティブな個人情報を扱うことから、複数のセキュリティチェックを実施しております。

1. 国際基準に則った運用: 国際的なセキュリティ基準であるISO27001(ISMS)認定を取得
2. 厳格なデータ管理: 銀行でも利用される高いセキュリティのクラウドサーバAWSを利用し、機密情報を暗号化して保管
3. セキュリティ診断ツールの定期実施: ポートスキャンや暗号化通信の確認、脆弱性スキャナーの利用

実際の管理画面を見てみたいのですが?

デモ体験をご用意しております。

実際の業務フローを体験できるよう弊社スタッフが1社ごとにご案内いたします。毎月8社限定となりますので、お早めにお問合せください。

Q 稼働中のシステムからの載せ換え(リプレイス)について相談にのっていただけますか?

載せ換えについてのご相談・お見積もりも受け付けております。

現在運用中のデータ(従業員情報や健康情報)の状況や業務フローについて詳しくお聞かせください。デモ体験の際にヒアリングさせていただきますので、下部のフォームよりお問合せください。

システムの導入にはどのような準備が必要ですか?

導入にあたり以下の情報をご準備ください。
・従業員情報(氏名、性別、生年月日、社員番号、メールアドレス)
・健康診断・ストレスチェックの結果
・面談記録・意見書・紹介状等の個人記録

そのほかの懸念点についてはデモ体験時のヒアリングによってご要望や懸念点をお聞かせください。

Carelyの使い心地、体感してみてください。

従業員ひとりひとりの健康情報を一覧できる個人カルテ機能、保健指導のスケジュールや履歴を記録しやすい面談管理機能、スタッフごとに柔軟に切り替えできる閲覧設定機能。これ以外にもご紹介しきれなかったさまざまな機能。

Carelyクラウドは現場の声から生まれたシステムですので、手間やムダの多かった業務が効率化され健康管理チーム全体のパフォーマンスアップを無理なく達成することが可能です。

この使い勝手の良さを体感していただくために、デモ体験版をご用意しました。デモ体験版は毎月8社限定の招待制となっております。以下のフォームから必要事項を記入しお申し込みください。折り返し、デモ体験版への招待メールをご返信いたします。

デモ体験をご希望のお客様は以下のフォームから

担当者名
企業名
メールアドレス
問い合わせ内容

健康経営を実現したい
人事労務担当者さまへ

健康経営、働き方改革、メンタルヘルスケア・・・
人材の採用や離職率の改善のカギが従業員の健康にある時代になりました。

健康は一朝一夕ではつくれません。
社員の健康をつくる、働きやすい職場環境の整備は、当たり前のことを愚直に進めていくしかありません。

長時間労働が常態化している社員へのフォローをしましょう。
二次健康診断を推奨し従業員の健康リスクに配慮しましょう。
働き方改革を進めて企業の生産性を向上しましょう。

このように、言われていることはもっともなことではあります。
しかしその実行にあたって超えなければならない壁は想像以上に多く、企業人事として取り組めることには限界があります。

私たちiCAREは「企業のカンパニーケアを通じて働くひとの健康をつくる」プロフェッショナル集団です。医療の専門家としての視点、ビジネスの経営者としての視点、一般の社員としての視点を複合的に持ち合わせた私たちだからこそできるサービスを提供しております。

Carelyの健康管理業務効率化システム。
1日でも早く導入していただき、1年、2年、3年と使い続けていただくことで、その便利さを感じていただけるはずです。
そして何より、産業保健スタッフや人事労務担当であるあなたの時間を節約してくれるでしょう。