休職中の年末調整はどうすればいいのか

休職中の年末調整はどうすればいいのか

労働者が休職中の場合、年末調整はどうすれば良いのでしょうか。休職に入る前に、必要書類を伝えてミスなく処理を進められるようにしておきたいですね。毎年恒例のものだからこそ、完璧にこなせるようにしましょう。

年末調整の概要

年末調整を受けると、1年分の所得税の清算ができるので確定申告をする必要がなくなります。「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の内容の確認と修正から始まる年末調整ですが、保険料の控除を受ける社員については保険料控除の証明書の提出をしてもらう必要があります。

なお、中途採用した人の年末調整をする場合には前職の有無を確認し、もし、前職があった場合には源泉徴収票を提出してもらいます。これがないと、年末調整を正しく行うことができません。

給与の支払者(企業)は、毎月々の給与の支払の際に所定の源泉徴収税額表に則って所得税及び復興特別所得税の源泉徴収を行います。しかし、企業が源泉徴収した税額の1年間の合計額は、その労働者が年間の自分の給与総額について納めなければならない税額の合計額と違うことが大半です。年の途中で給与額に増減があったり、控除対象扶養親族等の数に異動があったりしたなど、理由はさまざまですが一般的に見られる状況です。

そのため、年末にその年間の給与総額が確定したら、本来納めるべき正しい税額を計算し直して、源泉徴収した税額との過不足を正します。納付すべき税額の過不足を正すための清算の手続きが年末調整です。

休職中の人も年末調整の対象に

扶養控除申告書を年の初めに出している人は、在籍している会社で年末調整を受けることができます。退職している場合には、それは次の会社に出しますが、休職中の人はその書類を会社に提出したままの状態ですから、在籍している会社で年末調整を行います。休職に入る前に、年末調整についても担当者がしっかりと説明し、手続きが滞りなく進めるように手配しておきましょう。

休職中でも、少しでも収入があれば年末調整の対象になりますから、休職中の人の分も年末調整を行ってください。ちなみに、健康保険法の傷病手当金は非課税ですが、就業規則などに規定されている会社からの休職手当(※)を支給している場合には、その休職手当の内容によっては所得税がかかります。たとえ労働者が休職中だとしても、所得税の税率は変わりありませんから、正しく年末調整をして源泉徴収税額と実際の所得税額に差異があれば清算をしてください。

※休職手当をどのような名称で支給するかということはここでは関係なく、定期的、あるいは所得補償としての性格をもつものであれば給与(正しくは給与所得といいます。)として考えます。給与には所得税がかかりますので、企業が休職中の労働者に対して毎月、定期的に休職手当を支給した場合には給与として考えることになり、源泉徴収が必要となります。ただし、見舞金として一時金を支給しただけの場合、それが就業規則などで全ての人に適用されるものであった場合には給与ではなく福利厚生費として処理できるため、所得税はかかりません。一部の人を対象とした見舞金を支給するのであれば、それは福利厚生費とは認められません。対象となる人の範囲にもご注意ください。

会社で行う年末調整の対象者

では、次に会社で年末調整を行うときに対象になる人を確認してみましょう。
国税庁のパンフレットからお借りした下の画像を確認すると、年末調整の対象となる人と対象とならない人がわかります。

年末調整の対象
国税庁 平成28年分 年末調整のしかた(PDF)より

休職中の人の年末調整も、在籍している人の分と同じように、必要な書類(保険料控除証明書、住宅ローン控除の2年目以降について年末調整で税額控除を受ける人は「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書」(以下「住宅借入金等特別控除申告書」及び金融機関から発行される、借入金の年末残高証明書。))と必要な添付書類があれば、それも併せて用意してもらってください。

休職中の人の年末調整をするときに注意したいこと

毎年、人事から年末調整の必要書類の提出期限をアナウンスしていても、期日までに全員分が揃わなかったり、提出された書類に記入ミスや記入漏れがあったり、一つ一つ対応していると膨大な件数の不備があることに気が付きます。
長期出張中なら連絡が比較的とりやすいのですが、休職中は連絡が取りにくくなってしまうケースも散見されますから、休職中の人が年末調整の書類の社内での回収時期までに出社のめどが立たない場合には、早めに年末調整について案内しておく方が良いでしょう。

それから、これは休職中の人も含めた労働者全員に対してなのですが、年末調整の流れを説明し、添付書類を含めて必要な書類の一覧表をまず用意しましょう。その際に、証明書類などはどこから発行されるのかを追記しておくのも有効です。必要書類の一覧表を自社で用意するのが困難な場合には国税庁などのパンフレットを使い、必要項目を目立たせておくだけでも効果があります。それから、毎年ミスが多い部分や該当者が多い部分に関しては記入例を用意しておきます。さらに書類のチェックリストも用意しておきましょう。

扶養親族等の異動には特に注意

また、特に注意しておきたいのが扶養親族等の異動があったかどうかは確実にチェックしておくことです。労働者の配偶者がパートに出ていて、パート収入が103万円以下であれば控除対象配偶者として配偶者控除を受けることができますが、103万円を超過しているとそれが受けられなくなります。万が一、配偶者のパート収入などが103万円以下と申告して後から103万円を超過していたことが分かった場合には、所轄税務署から会社に扶養の是正に関する通知が届き、不足分の税額を労働者から徴収して納付しなければならなくなります。

休職中で会社には出勤していませんし、健康保険の傷病手当金を受給していても通常の給与よりも低い額しか収入がありません。ですから、後から不足分の所得税を納付するような事態にならないように、休職前に年末調整の説明をする際には扶養親族等の異動の有無について確認して、必要があれば速やかに手続きをするようにしてください。

給与ゼロの場合

最近ではうつ病をはじめとする心の不調での休職もあります。病状によっては、休職が長引いてしまうこともありますよね。では、1年以上に渡って休職中の人の年末調整はどうすれば良いのか?ということについて少しふれておきたいと思います。

休職中で収入がない状態の人でも、必要な社会保険料を納めたり、保険料を支払ったりすることなどはあります。(産前産後の休業期間と、育児・介護休業法による満3歳未満の子を養育するための育児休業の期間は、事業主からの申し出によって被保険者分及び事業主分とも社会保険料は徴収されませんが、私傷病による休職の場合には社会保険料は必要です。)

年間を通じて支払われた給与がない場合には源泉徴収税額も当然ありません。年末調整を行っても所得税が還付されることもありませんし、徴収されることもありません。しかし休職中も会社との雇用関係は続いている状態ですので、年末に会社に在籍していて、かつ、扶養控除等申告書の提出を受けていれば、他の労働者と同じように年末調整を行ってください。なお、扶養控除等申告書の提出を受けていないなどの理由により年末調整ができなかった時でも、必ず源泉徴収票を発行してその休職者に交付してください。源泉徴収票の交付は年末調整の有無にかかわらず必要です。たとえ給与がゼロであっても、本人負担分の社会保険料を忘れずに記載してください。

さいごに

休職中でもその会社に在籍している限り、他の労働者と同じように会社が年末調整をすることになります。休職前に年末調整についても確認し、早めに必要書類を用意してもらえるように休職予定者には伝えておきましょう。

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